Cotizaciones automáticas por WhatsApp, con tus precios y en PDF

El que pide presupuesto por WhatsApp no suele preguntar en un solo lado, y pregunta cuando puede: a la noche, después de medir la cocina, o un sábado. Si el presupuesto lo arma una persona, el del sábado sale el lunes, y para entonces el cliente ya tiene otro número en la mano.

Un cotizador por WhatsApp resuelve eso: el cliente manda la medida y recibe el presupuesto formal, en PDF y con tus precios, en la misma charla y a la hora que sea. Es una de las cosas que hace tu agente de IA para WhatsApp. En el caso real de más abajo, casi cuatro de cada diez presupuestos salieron fuera de lunes a viernes de 9 a 18.

Los precios no están escritos en las instrucciones del agente, donde quedarían viejos con el primer aumento. Viven en el catálogo de tu cuenta de Hikai, y el agente los busca ahí cada vez que cotiza. La IA entiende qué pide el cliente; la cuenta la hace el sistema, con tus números: un modelo de lenguaje haciendo multiplicaciones se equivoca, y más si tiene que adivinar el dólar.

Si lo que pide no está en tu catálogo, no hay precio que inventar: el sistema no lo cotiza y el agente repregunta. Si el nombre coincide con dos productos, le pregunta cuál, porque dos nombres parecidos pueden tener precios muy distintos. Con el producto y la cantidad le pasa el total con IVA y, si quiere el presupuesto formal, se lo manda en PDF.

Cada cotización, paso a paso:

1. 1

   Entiende qué pide

   Lo busca en tu catálogo por nombre o por familia, aunque el cliente no use el nombre exacto.

2. 2

   Hace la cuenta

   Con tus precios: unidades o placas enteras, el adhesivo, el IVA y, si tu lista está en dólares, el oficial del día.

3. 3

   Manda el PDF

   Con tu logo y los datos de tu empresa, en la misma charla.

4. 4

   Deja todo anotado

   La cotización queda en tu CRM y el contacto pasa a la columna que elegiste.

Cada rubro cotiza distinto, y la cuenta tiene que ser la tuya:

• Por m². El sistema cuenta las placas enteras: si cada placa cubre 0,5 m² y piden 10,2 m², son 21, porque media placa no se vende. Y suma los tubos de adhesivo que lleva ese modelo.
• Por unidad. Tantas unidades por tu precio de lista, más IVA.
• Por ambiente. Con el ancho y el largo de cada ambiente, el calculador elige el largo de placa que menos desperdicia y suma el borde y la estructura. Cada ambiente va en su bloque del PDF, con su subtotal.

Este último es un calculador hecho a medida para una empresa de cielorrasos, a partir de la planilla con la que cotizaban a mano. Si tu rubro tiene una cuenta propia, contanos cuál. Así suena en esa cuenta:

Ahí termina la parte del agente: en esa cuenta, apenas sale el PDF, la charla pasa al comercial con menos charlas abiertas, que sigue con la instalación o el retiro.

El PDF sale con tu logo y con los datos que cargás una vez en Configuración → Cotizaciones: CUIT, contacto, formas de pago, términos y hasta cuándo vale. Adentro va renglón por renglón, con subtotal, IVA y total, y la aclaración de que no es una factura.

Por WhatsApp le llega como documento, que se abre en la misma app; por Instagram o Messenger, que no aceptan documentos, como imagen.

Y queda anotado sin que nadie tipee:

• La cotización, numerada, en Cotizaciones, atada al contacto y a la charla.
• El contacto, en la columna del embudo que elegiste, por ejemplo «Cotización enviada». Si esa columna le avisa a Meta, el evento sale solo.
• La ficha, con lo que averiguó: medidas, modelo, zona y un resumen para el que sigue.

Si alguien de tu equipo cotiza desde la ficha del contacto, usa el mismo calculador y los mismos precios que el agente. Cotizar con tu catálogo viene en los dos planes de Hikai.

Hasta dónde llega lo decidís vos. Al armar el agente marcás cuándo pasa la charla —si pide hablar con alguien, si pide el precio final o un descuento, si es un reclamo, si ya juntó los datos que necesitás— y le escribís lo que no hace: «los descuentos por cantidad y la cuenta corriente los ve una persona».

Y hay frenos que no dependen de que se acuerde:

• Si no le das con qué cotizar, no pasa precios. Si se le escapa un importe, el sistema lo cambia por «Ese precio te lo pasa un asesor» antes de que salga.
• Lo que la fórmula no contempla, no lo cotiza. En la empresa de cielorrasos, bajar el techo lleva piezas que el calculador no tiene, y lo deriva a un asesor. Si falta un precio, el presupuesto no sale.
• Con el presupuesto, la charla puede pasar sola a tu equipo: a la persona con menos charlas abiertas del equipo que elegiste.

El reparto también puede ser otro: el agente pasa el precio de lista y junta lo que hace falta —modelo, metros, nombre—, y el presupuesto formal lo arma una persona del equipo desde Hikai, con el mismo catálogo.

Cambiar un precio es cambiarlo en Configuración → Catálogo: la próxima cotización ya sale con el nuevo, sin tocar el agente.

Si tu lista está en dólares, pasa a pesos sola, con el dólar oficial del momento de cotizar. Y si ese día no lo puede traer, no cotiza con uno viejo.

Cuando llega la lista nueva, pegás las filas de Excel o de Google Sheets y, antes de guardar, ves producto por producto cuánto sale hoy y cuánto va a salir. Si dos productos se parecen, elegís vos, y te queda un «Deshacer». Un precio veinte veces más alto en un producto en dólares se frena: casi seguro son pesos cargados como dólares.

Si tus precios viven en Zeus, los traemos de la lista que elijas: antes de escribir nada se revisa la diferencia producto por producto, y se cambian sólo el precio y la moneda. Un artículo que en Zeus figura en cero no pisa un precio bueno.

Una empresa de cielorrasos y construcción en seco, con zona de cobertura y equipo comercial propio. Desde el 26 de agosto de 2026, su agente de IA cotiza los cielorrasos por ambiente —y desde octubre, la placa símil mármol por pared— y manda el PDF a nombre del cliente. En los cielorrasos el precio no se escribe en el chat: va sólo en el PDF, así no hay dos números.

El mensaje que acompaña al PDF aclara que el presupuesto está sujeto a confirmación del comercial. Al salir, el contacto pasa a la columna de cotización enviada y la charla, al equipo. El presupuesto vale 72 horas, y el último día a las 10 sale un aviso de que vence, salvo que el cliente ya haya contestado o que alguien del equipo ya le haya escrito.

Cómo se ve en cada rubro: cielorrasos, revestimientos, construcción y materiales e industria y distribución.